Domyślnie do wysyłania e-maili (wiadomości, prezentacji, faktur) używany jest serwer domyślny VixCRM. Można jednak użyć własny serwer SMTP, tak aby mieć pełną kontrolę nad wysyłanymi mailami. W tym celu należy wejść do menu Ustawienia
➝ Poczta
, zmienić wartość pola Użyj SMTP
na Tak
i poprawnie wypełnić formularz. 
Przed przystąpieniem do konfiguracji należy zapoznać się z aktualną specyfikacją poczty swojego usługodawcy.
Dodatkowo, osobną konfigurację SMTP można zastosować dla każdego z agentów posiadających subkonta w systemie. Ustawienia dostępne są w menu Ustawienia
➝ Konto
➝ Agencji
.